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Aktualisiert von Tom am 16. Mai 2022, 21:06 Uhr
Es gibt kein Unternehmen, das sich nicht mit Dokumentation beschäftigt. Es ist ein integraler Bestandteil eines Unternehmens und einfach eine Notwendigkeit. Die vollständige Abschaffung von Papierakten wird vielleicht nicht so schnell gelingen, aber nach und nach können Unternehmen daran arbeiten, den Einsatz von Papierakten zu reduzieren.
Datenmanagement ist eine Herausforderung; Unternehmen stellen Mitarbeiter ein, die diese Dokumente verwalten. Diese Dateien sind für das Unternehmen von wesentlicher Bedeutung. Daher ist eine ordnungsgemäße Organisation erforderlich, um eine Fehlplatzierung oder einen Verlust zu vermeiden.
Menschliches Versagen kann passieren; Dies ist unvermeidlich, insbesondere beim Umgang mit vielen Dokumenten. Es kann zu unerwünschten Missgeschicken kommen, zum Beispiel zum Verlust eines wichtigen Dokuments und der Feststellung, dass Sie keine Kopie speichern konnten und die gedruckte Datei verloren ging. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, eine nicht gespeicherte oder gelöschte Datei wiederherzustellen . Durch die Implementierung von Best Practices für das Dokumentenmanagement können Unternehmen verhindern, dass solche Dinge passieren, die erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben können.
Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, warum diese Struktur für jedes Unternehmen von Vorteil ist.
Unternehmen müssen mit den neuesten technologischen Fortschritten Schritt halten. Und Dokumentation ist einer der wesentlichen Bestandteile jedes Unternehmens, das einer Transformation bedarf. Es stehen Ihnen verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen zur Verfügung. Berücksichtigen Sie diese Dinge, bevor Sie in eine Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen investieren .
Eine Möglichkeit, den Betriebsaufwand in Unternehmen zu senken, ist der Verzicht auf Papier in der Dokumentation, was Unternehmen durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen erreichen können.
Im Durchschnitt verbraucht ein Mitarbeiter 10.000 Blatt Papier pro Jahr . Stellen Sie sich vor, Sie würden mehrere Bäume vernichten, um Unmengen Papier für verschiedene Bereiche und Industrien zu produzieren. Es ist zwar schädlich für die Umwelt, verursacht aber auch zusätzliche Kosten für das Unternehmen.
Unternehmen stellen langsam von physischen Akten auf elektronische Dokumentation um und beabsichtigen, ein papierloses Büro einzurichten. Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems spart Geld für Papier, Drucker, Tinte und Büroräume, was dem Unternehmen zugute kommen kann.
Die Umstellung auf elektronische Dateien erhöht die Sicherheit, da dadurch die Authentizität und Genauigkeit des Dokuments gewahrt bleibt, da die Systeme verfolgen, wer auf die Datei zugegriffen hat, im Gegensatz zu gedruckten Papierdateien, bei denen es schwierig ist, unbefugte Vervielfältigung oder Scans nachzuverfolgen.
Wenn das Unternehmen unglückliche Katastrophen wie Feuer und Überschwemmung erlebt, besteht die Möglichkeit, dass diese Ereignisse diese Papierakten beschädigen. Es ist außerdem nicht sicher vor einem möglichen Informationsdiebstahl, wenn die Datei in die falschen Hände gerät. Es kann zu einem Datenverstoß kommen, der dazu führen kann, dass streng geheime Informationen des Unternehmens preisgegeben werden.
Der Einsatz eines cloudbasierten elektronischen Dokumentenmanagementsystems ermöglicht die Suche nach einer benötigten Datei mit nur wenigen Klicks. Dies spart Zeit und Mühe und minimiert das Risiko, dass das Dokument verloren geht, verlegt oder durch eine Katastrophe beschädigt wird. Durch diese Lösungen entfällt der Bedarf an interner Infrastruktur und IT-Personal zur Pflege der riesigen Datenbank. Dank der cloudbasierten Dokumentenverwaltung können Außendienstmitarbeiter überall dort auf das System zugreifen, wo eine Internetverbindung besteht.
Unabhängig von der Branche gibt es auf dem Markt eine Art Dokumentenmanagementsystem. Ob Fertigung, Gesundheitswesen, Bildung oder Finanzen – all dies erfordert den umfassenden Einsatz von Dokumentation. Sie können sich nur vorstellen, welch riesiger Papierstapel die Details und Informationen der Verbraucher, Patienten, Studenten und Kunden aus diesen Branchen enthält.
Das Ziel jedes Unternehmens besteht darin, seine Betriebsabläufe zu rationalisieren, um die Produktivität zu steigern. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme können Ihnen dabei helfen. Der Einsatz dieser Systeme optimiert den Ablageprozess, einschließlich der Speicheranordnung, Sicherung und des Abrufs wichtiger Dokumente.
Es hilft auch dabei, menschliche Fehler zu vermeiden und die Genauigkeit zu erhöhen. Die digitale Transformation physischer Akten beschleunigt verschiedene Büroprozesse und steigert so die Produktivität. Es ermöglicht den Mitarbeitern, sich mehr auf einkommensschaffende Aufgaben zu konzentrieren, als Zeit mit der Akten- und Papierarbeit zu verschwenden.
Die Produktivität sinkt, wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlassen muss, um nach einer bestimmten Datei zu suchen. Oder der Benutzer hat die Datei irgendwo gelassen und vergessen, wo sie gespeichert ist; Es kann sich auf einem Flash-Laufwerk, einem Cloud-basierten Speicher oder einem PC-Ordner befinden. Das Suchen und Sammeln von Informationen ist wiederum Zeitverschwendung.
Durch den Einsatz einer Dokumentenverwaltungssoftware ist die Suche nach den benötigten Dateien weniger kompliziert. Es gibt einen zentralen Ort für alle Dateien, auf den die berechtigte Person Zugriff haben kann. Mit nur wenigen Klicks in der Datenbank können Sie ganz einfach finden, wonach Sie suchen, ohne einen Fuß rühren oder ins Schwitzen geraten zu müssen.
Die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und anderen Abteilungen wird mithilfe von Best Practices für das Dokumentenmanagement erleichtert. Das Erstellen von Dokumenten und deren Weitergabe an die zuständige Abteilung ist aufwändig und zeitaufwändig.
Mit webbasierter automatisierter Dokumentationssoftware erfolgt die Weitergabe der Datei an die jeweiligen Abteilungsleiter und Führungskräfte nahtlos und sogar papierlos. Die Zustellung der Dokumente und die Einholung der Genehmigung und Unterschrift in physischer Form entfällt, insbesondere wenn die genehmigenden Personen an verschiedenen Standorten oder manchmal nicht im Büro sind.
Der Besitz einer Dokumentationssoftware mit PDF-Dateikonverterfunktion ist ein zusätzlicher Vorteil, da Dateien manchmal in einem anderen Format vorliegen müssen. Andere Kunden benötigen möglicherweise eine Datei im Word-, PDF- oder JPEG-Format. Deshalb ist der Dateikonvertierungsfaktor ein Vorteil.
Es gibt zahlreiche Beispiele für Dokumentenmanagement-Software, die online verfügbar sind. Suchen Sie nach einer Softwarelösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und zu Ihren Geschäftsfähigkeiten passt. Ebenso wichtig ist es zu berücksichtigen, dass die Plattform benutzerfreundlich ist und den Verbrauchern einen Kundendienst bietet. Wählen Sie einen Anbieter, der eine breite Palette an Funktionen und Paketen bietet, von denen das Unternehmen langfristig profitieren wird.
Wählen Sie die beste Dokumentenmanagement-Softwarelösung, die robuste Sicherheit bietet, da es sich um die kritischen Dateien und Informationen des Unternehmens handelt. Streben Sie eine webbasierte Plattform an, auf die die Mitarbeiter überall und jederzeit zugreifen können. Es wäre auch von Vorteil, wenn die Lösung zu jedem Gerät passt. Geschäfte können jederzeit und überall stattfinden, daher ist es am besten, die Systeme zur Hand zu haben.